13 - Ordem de Serviço

Ordem de Serviço

Módulo principal do NEXT Serviços, a Ordem de Serviço é responsável pelo agendamento, movimentação de peças, faturamento e muito mais.

Minhas O.S.

Caminho: ORDEM DE SERVIÇO > MINHAS OS

Esta tela exibe todas as OSs que estão abertas, para o usuário que está acessando o sistema.

Para que uma OS seja exibida em "OSs Agendadas":

  • Deve estar em uma posição que não seja cancelada nem concluída;
  • O usuário logado deve estar associado a OS com o técnico;
  • Deve ter os campos "Previsão de Início" e "Previsão de Término" preenchidos.

Para que uma OS seja exibida em "OSs Não Agendadas":

  • Deve estar em uma posição que não seja cancelada nem concluída;
  • O usuário logado deve estar associado a OS com o técnico;

Ordem de Serviço - Abertura e Consulta

Caminho: ORDEM DE SERVIÇO > ABERTURA

Através desta tela iremos criar ordens de serviço manualmente.

Esta parte do artigo, tem o propósito de explicar como os campos nesta tela funcionam, pois esta tela varia muito a forma que é preenchida para cada tipo de O.S.

Aba - Geral:

Nesta aba temos os dados principais da OS. Aqui temos dados que irão gerenciar o status da O.S., forma de cobrança, previsão de início e fim, veículo utilizado e etc.

  • Tipo de O.S.*: Ao incluir uma ordem se serviço, é a primeira opção a ser selecionada. O Tipo de O.S. que irá definir as regras, ordem, funções e o fluxo da O.S. Para verificar como cadastrar, acesse: Tipo de O.S.
  • Número da O.S.: Número sequencial gerado pelo sistema.
  • Data da Abertura: Data em que a O.S. está sendo aberta.
  • Aberta Por: Usuário que abriu a O.S.
  • Dias em Aberto: Quantos dias até a data atual a O.S. foi aberta.
  • Horas em Aberto: Quantas horas a partir da data de abertura a O.S. se encontra aberta.
  • Loja*: Loja referente a O.S. em questão.
  • Cliente*: Cliente tomador do serviço.
  • CPF/CNPJ: CPF ou CNPJ do cliente tomador.
  • Nome Fantasia: Nome fantasia do tomador do serviço.
  • Número de Série: Número de série do produto / equipamento que está sendo prestado o serviço.
  • Número de Série 2: Campo adicional para número de série.
  • Produto: Nome do produto que está sendo prestado o serviço.
  • Classe de Produto: Grupo no qual o produto pertence.
  • Solicitante*: Pessoa que solicitou o serviço.
  • Posição*: Em qual posição (status) se encontra a O.S. atual. A posição deve seguir o fluxo definido pelo tipo de O.S.
  • Tipo de Cobrança*: Como será feita a cobrança do serviço.
  • Descrição do Serviço*: Descritivo da ordem de serviço.
  • Técnico: Técnico(s) responsável(eis) pela O.S.
  • Previsão de Início: Previsão de início do serviço.
  • Previsão de Término: Previsão de fim do serviço.
  • Veículo: Qual veículo foi utilizado para atender a O.S.. Este veículo deve ser cadastrado e vinculado ao técnico. Para mais informações, acesse veículo.
  • Km do VeículoKm atual do veículo, ao iniciar o serviço.

Aba - Contrato:

A aba de contrato armazena as informações de contrato, caso a O.S. se trate de um item pertencente à um contrato já existente com o cliente em questão.

  • Número do Item de Contrato: Número sequencial gerado pelo sistema para representar o item cadastrado previamente no contrato.
  • Ver Item de Contrato: Ao clicar neste botão, irá abrir uma nova guia com os dados do item de contrato.
  • Contrato Válido até: Prazo máximo de validade do contrato.
  • Garantia de Fábrica: Data final da garantia de fábrica.
  • Garantia de Loja: Data final da garantia da loja.
  • Coberturas do Contrato: Opções de cobertura do contrato
  • Endereço Onde o Item Está Localizado: Endereço cadastrado no contrato.
  • Atendimento:
    • Região de Atendimento: Região de atendimento informado manualmente ou quando há contrato.
    • Prazo de Atendimento: Prazo de atendimento informado manualmente ou quando há contrato.
    • Prazo de Solução: Prazo de solução informado manualmente ou quando há contrato.

Os campos tratados neste tópico podem ser estudados em contratos.

Aba - Serviços:

Esta guia é onde deve-se informar os serviços prestados na O.S.. Caso os serviços forem cobrados, o sistema irá soma-los no valor da O.S.

  • Serviço: Serviço que está sendo prestado. É possível buscar o serviço pelo código ou por descrição.
  • Técnico: Técnico responsável por executar o serviço. Por padrão o sistema irá utilizar o técnico informado na guia Geral.
  • Garantia até: Prazo máximo de garantia do serviço.
  • Cobrar: Se o serviço será cobrado ou não.
  • Motivo: Motivo da cobrança ou isenção.
  • Adicionar Serviço: Ao informar serviço, técnico, garantia e cobrar, clique neste botão para incluir o item na O.S.
  • Limpar: Ao clicar neste botão (caso não tenha clicado em "Adicionar Serviço"), sistema irá limpar os dados de pré-gravação.
  • Excluir: Quando há um serviço previamente lançado, é possível excluí-lo ao clicar no ícone da lixeira, ao lado de seu nome.

Guia - Peças:

Aba com a função de identificar e listar os produtos utilizados na O.S., podendo ser cobrados ou não.

  • Tabela de Preço: Tabela de preço a ser utilizada nesta O.S.. Esta tabela é previamente cadastrada no módulo de gestão.
  • Produto: Produto que será utilizado na O.S. É possível buscar o serviço pelo código ou por descrição.
  • Técnico: Técnico responsável por aplicar o produto. Por padrão o sistema irá utilizar o técnico informado na guia Geral.
  • Garantia até: Prazo máximo de garantia do produto.
  • Cobrar: Se o produto será cobrado ou não.
  • Motivo: Motivo da cobrança ou isenção.
  • Adicionar Peça: Ao informar a tabela de preço, produto, quantidade, preço, técnico, garantia e cobrar, clique neste botão para incluir o item na O.S.
  • Local de Estoque: De onde o sistema irá subtrair o estoque do produto em questão.
  • Peça Fornecida pelo Cliente: Se a peça foi fornecida pelo cliente, marque esta opção.
  • Limpar: Ao clicar neste botão (caso não tenha clicado em "Adicionar Peça"), sistema irá limpar os dados de pré-gravação.
  • Editar: Este botão irá abrir o produto selecionado para edição.
  • Excluir: Quando há um produto previamente lançado, é possível excluí-lo ao clicar no ícone da lixeira, ao lado de seu nome.

Guia - Retirada:

Guia para controle de itens retirados e emprestados no serviço prestado.

  • Equipamento Retirado: Caso tenha retirada de equipamento do cliente, deve-se marcar esta opção.
    • Técnico Retirada: Técnico responsável pela retirada.
    • Colocou um Equipamento backup: Marcar se deixou um equipamento "reserva".
      • Técnico Reposição: Técnico que deixou o equipamento de backup.
      • Número de Série: Número de série do produto / equipamento que está sendo deixado de backup.
      • Número de Série 2: Campo adicional para número de série.
      • Produto: Nome do produto que está sendo deixado de backup.
  • Precisa Ser Devolvido: Caso o produto retirado inicialmente necessite ser devolvido ao cliente.

Guia - Módulos Retirados:

Guia para controle de módulos retirados.

  • Técnico: Técnico que retirou o módulo.
  • Produto: Nome do módulo que foi retirado.
  • Número de Série: Número de série do produto / equipamento que está sendo deixado de backup.
  • Número de Série 2: Campo adicional para número de série.
  • Adicionar: Clique neste botão para incluir o item na O.S.
  • Limpar: Ao clicar neste botão (caso não tenha clicado em "Adicionar"), sistema irá limpar os dados de pré-gravação.

Guia - Contatos:

Nesta aba deve-se registrar os contatos feitos referente a O.S..

  • Data/Hora do Contato: Momento em que foi registrado um contato.
  • Nome do Contato: Quem fez o contato.
  • Descrição: Informações do contato.
  • Adicionar Contato: Clique neste botão para que o sistema grave o contato.

Guia - Anexos:

Local para armazenar arquivos relevantes ao serviço prestado.

  • Selecionar: Abre o buscador de arquivos do seu computador.
  • Adicionar Anexo: Após selecionar, clique neste botão para que o sistema anexe o arquivo na O.S.
  • Baixar: Baixar anexo previamente carregado.
  • Excluir: Exclui anexo previamente carregado.

Guia - Laudo:

Guia com a utilidade de registrar datas e laudos dados pelo técnico.

  • Data da Liberação: Data onde o serviço solicitado é concluído. Esta data é preenchida automaticamente ao entrar na posição configurada em tipo de O.S.
  • Liberado por: Usuário responsável pela liberação.
  • Data da Conclusão: Data de conclusão total da O.S., quando há faturamento.
  • Concluído por: Usuário responsável pela conclusão.
  • Data do Cancelamento: Caso a O.S. tenha sido cancelada, esta data será preenchida.
  • Cancelado por: Usuário responsável pelo cancelamento.
  • Parecer técnico: Parecer técnico sobre a O.S..

Guia - Despesas:

Despesas adicionais geradas que foram quitadas pelo técnico.

  • Técnico: Técnico que pagou pela despesa.
  • Tipo de Despesa: Tipo da despesa paga.
  • Valor: Valor da despesa.
  • Data: Data da despesa.
  • Observação: Campo livre para observações.
  • Selecionar Arquivo: Abre o buscador de arquivos do seu computador.
  • Baixar: Baixar arquivo previamente carregado.
  • Excluir: Excluir arquivo previamente carregado.
  • Adicionar: Clique em adicionar assim que o sistema terminar de carregar o arquivo, para que possa grava-lo na O.S.

Para saber mais sobre despesa, clique aqui.


Guia - Deslocamentos:

Aba para controle de deslocamento do técnico e movimentação do veículo.

  • Técnico: Técnico referente ao deslocamento.
  • Veículo: Caso tenha utilizado veículo, selecionar.
  • Distância Percorrida (Km): Distância total percorrida no trajeto ao cliente. Este valor informado irá atualizar a quilometragem atual do veículo.
  • Início do Deslocamento: Data/hora inicial de deslocamento.
  • Fim do Deslocamento: Data/hora final de deslocamento.
  • Adicionar: Inclui conforme os dados informados anteriormente.
  • Excluir: Excluir deslocamento lançado anteriormente.

Guia - Horários:

Guia para registrar horários de serviços prestados pelo técnico.

  • Técnico: Técnico referente ao horário a ser lançado.
  • Início: Data/hora inicial do serviço.
  • Término: Data/hora final do serviço.
  • Adicionar: Adiciona os dados informados anteriormente.
  • Excluir: Excluir horário lançado anteriormente.

Guia - Faturamento:

Nesta tela o sistema irá somar os valores das guias "Peças" e "Serviços", caso sejam cobrados. Também tem a finalidade de informar os dados financeiros, como forma de pagamento e notas fiscais.

 

  • Valores da O.S.: Resumo dos valores lançados na O.S.
    • Valor das Peças: Soma das peças lançadas.
    • Valor dos Serviços: Soma dos serviços lançados.
    • Valor Total: Soma de produtos e serviços lançados.
  • Pagamento:
    • Forma de Pagamento / Valor Pago: Forma de pagamento e valor pago. Os dados informados neste campo irão gerar o financeiro no sistema de gestão.
    • Nº Parcela / Vencimento / Valor:
  • Notas Fiscais:
    • Tipo: Qual o tipo da nota, se é de serviço (NFS-e) ou de produtos (NF-e).
    • Sequencial: Número sequencial gerado no sistema da nota.
    • Número: Número oficial da nota fiscal.
    • Data de Emissão: Data de emissão da nota.
    • Situação: Status da nota perante ao órgão responsável.
    • Mensagem: Mensagem de retorno do portal responsável por validar a nota.
    • Chave de Acesso: Chave da nota registrado ao órgão responsável.

Pesquisa de O.S.

Caminho: ORDEM DE SERVIÇO > PESQUISA

Esta tela faz buscas de O.S. já gravadas no sistema. É necessário informar os filtros relevantes aos resultados desejados.

Filtros destaque nesta tela são "Conclusão" e "Peça / Serviço":

  • Conclusão: Por padrão, o sistema já marca a opção "Não Concluídas". Caso deseje visualizar O.S. já finalizada, marque a opção "Concluídas";
  • Peça/Serviço: É possível separar resultados de O.S. só com peças ou serviços ou com ambos.

Agenda dos Técnicos

Caminho: ORDEM DE SERVIÇO > AGENDA DOS TÉCNICOS

Esta tela gera um calendário com a agenda de cada técnico. Esta tela é preenchida conforme O.S. são geradas para os técnicos, levando em consideração os campos na guia geral da O.S. "Previsão de Início" e "Previsão de Término".

Para visualizar os compromissos de um ou mais técnicos, informe qual(is) técnico(s) (ou nenhum) que deseja visualizar mais a posição (ou nenhuma).

 

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